Personvernerklæring

PERSONVERNERKLÆRING FOR FORSAND SOKN
ORGANISASJONSNUMMER 97699371

Generelt om personopplysninger i virksomheten
Forsand sokn, anerkjenner og skal etter beste evne oppfylle gjeldende lovverk knyttet til personvern. Dette gjelder for ansatte, folkevalgte, medlemmer i Den norske kirkes menighet i Forsand, frivillig engasjerte og de som benytter våre tjenester som dåp, konfirmasjon, vigsel og gravferd. Videre omfattes både når soknet selv innhenter og oppbevarer personopplysninger, og når dette skjer helt eller delvis gjennom tredjepartsleverandører.

Denne personvernerklæringen tar for seg vår håndtering av personopplysninger som samles inn for at vi skal kunne utøve våre tjenester overfor våre medlemmer og andre vi samarbeider med.

Forsand sokn vil bare samle inn og oppbevare personopplysninger når dette er nødvendig for å

• ivareta og oppfylle forpliktelser som arbeidsgiver - oppfylle gjeldende lovverk som regnskapslov, arbeidsmiljølov, offentlighetslov, forvaltningslov og arkivlov
• virksomhetens behov for å kjenne og dokumentere sin historikk
• ivareta og oppfylle berettigede forhold knyttet til medlemskap i Den norske kirke som medlemsorganisasjon og trossamfunn
• sikre gjennomføring av frivillig innsats og deltakelse knyttet til arrangementer, herunder påmeldinger

Forsand sokn vil etter beste evne sikre at innsamlede personopplysninger ikke kommer på avveie gjennom:

• gode interne rutiner for å samle inn, oppbevare og slette personopplysninger
• at bruk av papirbaserte lister o.l. underlegges særlig oppmerksomhet og reduseres til et minimum
• oppfølging av at leverandører av dataverktøy oppfyller lovpålagte krav til datahåndtering

Forsand sokn vil sikre tilstrekkelig fokus på personvern gjennom god intern informasjon og opplæring og bruk av avvikshåndteringssystem for å fange opp, synliggjøre og lære av feil og uhell.

Behandlingsansvarlig i organisasjonen er kirkevergen. Forespørsel angående innsyn, retting eller sletting av personopplysninger skjer skriftlig til:

• E-post: kyrkjekontoret@forsand.kommune.no
• Brev: Forsand sokn, Fossanvegen 380, 4110 Forsand

Medlemskap

Fra våre medlemmer henter vi inn navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-postadresse. Når en melder seg inn i Den norske kirke samtykker en til menigheten bruker personopplysninger til, eksempelvis medlemsblad, invitasjon til arrangement mm.

I tillegg trenger vi kontaktinformasjon på medlemmer for å kunne gi et tilstrekkelig tilbud og informasjon knyttet til medlemskapet. Ved avsluttet medlemskap blir personopplysninger slettet. Medlemsopplysningene vil også bl.a. grunnlag for å rapportere på antall medlemmer for mottak av offentlig tilskudd.

E-post
Du kan gjerne sende e-post til oss, men husk at alle virksomheter kan være sårbare for datatyveri. Du bør derfor ikke sende e-post med sensitivt innhold. Om vi tar imot ein slik e-post, behandler vi e-posten i tråd med innholdet og sletter den straks.

Nyhetsbrev
De fleste av våre menigheter tilbyr jevnlige nyhetsbrev. Dette vil du kunne melde deg på eller av uten at det får konsekvenser for andre sider av ditt medlemskap eller tjenestetilbud fra Forsand sokn.

Påmelding kurs og arrangementer
Via våre nettsider og nyhetsbrev er det mulig å melde seg på kurs og aktiviteter. Ved påmelding samler vi inn informasjon som navn og kontaktopplysninger i tillegg til behov for tilrettelegging. Disse personopplysningene blir ikke brukt til andre formål enn det de er samlet inn for. Personopplysningene blir slettet etter endt arrangement dersom ikke annet er opplyst.

Kirkelige og offentlige handlinger
Ved kirkelige handlinger som dåp, konfirmasjon, vigsel og gravferd blir det hentet inn opplysninger nødvendige for administrasjon og gjennomføring av den konkrete handlingen. Opplysningene blir lagret i Den norske kirkes medlemsregister. Deler av disse opplysningene er offentlige etter norsk lov. Når det er aktuelt å offentliggjøre andre opplysninger, ber vi om samtykke.

Lagringstid
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Forsand sokn eller det det gjelder kan ikke slette eller kreve sletting av opplysninger i strid med gjeldende lovverk, jfr. innledende avsnitt.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg så langt det ikke strider med gjeldende lovverk. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.    

For å ta i bruk dine rettigheter må du sende mail til behandlingsansvarlig på følgende Epostadresse: kyrkjekontoret@forsand.kommune.no. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Vi vil kunne be deg om å bekrefte identiteten din for å være sikre på at personopplysninger ikke kommer på avveie.

Klager
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i overenstemmelse med personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet på postkasse@datatilsynet.no

Endringer
Endring av våre tjenester og endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan medføre forandring i informasjonen du er gitt her.  Oppdatert informasjon alltid vil finnes lett tilgjengelig på vår nettside eller kan tilsendes på forespørsel.

Garanti
Forsand sokn vil aldri dele personopplysninger med uvedkommende og vi vil sikre oss etter beste evne mot tyveri av personopplysninger. De av våre tredjepartsleverandører som gjennom f.eks. vedlikehold av it-systemer har tilgang til slike opplysninger, er underlagt strenge regler og kan ikke gjøre bruk av disse opplysningene.

Forsand 25.09.2018